Wróć na portal Mindly.pl 

 

Trudności z wprowadzeniem e-Doręczeń – problemy i wyzwania

Wprowadzenie e-doręczeń, jako nowego standardu komunikacji elektronicznej pomiędzy obywatelami a urzędami, miało na celu uproszczenie i przyspieszenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności i efektywności administracji publicznej. Jednak, mimo dobrej woli ustawodawców i planowanych korzyści, wdrożenie e-doręczeń napotyka szereg poważnych trudności. Chociaż pierwotny termin wdrożenia został przesunięty, wiele wyzwań pozostaje nierozwiązanych, co może grozić fiaskiem całego projektu. Oto kluczowe problemy, które stoją przed administracją publiczną i innymi podmiotami zobowiązanymi do implementacji e-doręczeń.

Problemy na etapie składania wniosków

Jednym z pierwszych problemów pojawiających się na etapie wdrożenia e-doręczeń jest brak precyzyjnych i dopasowanych formularzy. W szczególności pojawiają się trudności w klasyfikowaniu podmiotów składających wnioski o adresy do doręczeń elektronicznych. Na przykład, szkoły, które nie są urzędami w klasycznym rozumieniu, muszą zaznaczyć opcję „urząd” w formularzu. Dodatkowo, jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, takie jak powiatowe urzędy pracy czy ośrodki pomocy społecznej, powinny zostać sklasyfikowane jako „samorządy”. Jednak brak przewidzianej formy prawnej dla tych jednostek sprawia, że proces składania wniosków jest niejednoznaczny i problematyczny. Mimo że drobne poprawki w kodzie źródłowym mogłyby rozwiązać te kwestie, Ministerstwo Cyfryzacji nie podejmuje działań naprawczych.

Problemy z bazą adresów elektronicznych

Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to kluczowe narzędzie w systemie e-doręczeń, umożliwiające wyszukiwanie podmiotów i kierowanie korespondencji. Niestety, obecnie system nie radzi sobie z kilkoma istotnymi wyzwaniami. Na przykład, w przypadku osób fizycznych, które dzielą ten sam adres, brak numeru PESEL może uniemożliwić prawidłowe kierowanie korespondencji. Dodatkowo brak możliwości masowego przeszukiwania bazy w celu ustalenia, czy dany klient posiada adres do doręczeń elektronicznych, generuje znaczne trudności. Urzędnicy muszą ręcznie sprawdzać każdy wpis, co jest szczególnie uciążliwe w przypadku masowej korespondencji, jak decyzje podatkowe czy opłaty za odpady.

Trudności w wysyłce do wielu podmiotów jednocześnie

Kolejnym problemem jest ograniczona funkcjonalność systemu e-doręczeń w zakresie wysyłki dokumentów do wielu odbiorców. System wymaga tworzenia oddzielnych wiadomości dla każdego adresata, co jest czasochłonne i mało efektywne. W przypadku postępowań, w których zaangażowane są liczne strony, brak opcji wysyłki jednego dokumentu do wielu odbiorców jednocześnie utrudnia pracę urzędników i opóźnia procedury.

Integracja z systemami teleinformatycznymi

Innym poważnym wyzwaniem jest integracja e-doręczeń z istniejącymi systemami teleinformatycznymi, takimi jak Syriusz czy System Obsługi Wsparcia Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Systemy te są już wykorzystywane przez urzędy do komunikacji z klientami, a ich integracja z nowymi rozwiązaniami e-doręczeń stwarza liczne problemy techniczne. Ministerstwo Cyfryzacji nie dostarcza jednoznacznych wytycznych ani wsparcia, co dodatkowo komplikuje proces wdrożenia.

Problemy z archiwizacją i wielkością załączników

Kwestia archiwizacji korespondencji e-doręczeń również pozostaje nierozwiązana. Obecne limity przestrzeni (30 GB dla podmiotów publicznych i 3 GB dla niepublicznych) mogą okazać się niewystarczające, a brak przepisów dotyczących archiwizacji może prowadzić do problemów z przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami. Ponadto obecne ograniczenie wielkości załączników do 15 MB jest zbyt niskie, zwłaszcza gdy dokumenty mogą być znacznie większe, szczególnie w przypadku map czy szczegółowych raportów.

Problemy z wykreśleniem osób fizycznych z BAE

Kolejnym istotnym problemem jest zarządzanie przypadkami śmierci osób fizycznych i ich wykreślenie z BAE. Chociaż adres e-doręczeń jest automatycznie usuwany z bazy, brak informacji o przyczynie wykreślenia może prowadzić do sytuacji, w których urzędnicy nie są świadomi zgonu klienta i kontynuują wysyłkę korespondencji w sposób tradycyjny.

Jesteś zobowiązany wdrożyć e-doręczenia?

Jeśli ten temat dotyczy Ciebie i Twojej firmy koniecznie skorzystaj z kompleksowych szkoleń z e-doręczeń organizowanych przez Centrum Verte. Dowiesz się z nich jak pomimo różnych trudności, wdrożyć i skutecznie korzystać ze wszystkich udogodnień, jakie daje ten nowy system.

Podsumowanie

Problemy związane z wdrożeniem e-doręczeń wskazują na konieczność dalszych prac nad poprawą systemu, zarówno pod kątem technicznym, jak i proceduralnym. Konieczne są pilne działania naprawcze, aby uniknąć opóźnień i zapewnić efektywne funkcjonowanie nowych rozwiązań. W przeciwnym razie, mimo pozytywnych intencji, projekt e-doręczeń może nie spełnić swoich założeń i zamiast uprościć, tylko komplikuje komunikację między obywatelami a administracją publiczną. Aby w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, potrzebne są solidne fundamenty, w tym dopracowane przepisy, funkcjonalne systemy i wsparcie dla użytkowników końcowych.

Informacja prasowa.

Inne