Wróć na portal Mindly.pl 

 

Jak powinna wyglądać inwentaryzacja według zaleceń Regionalnej Izby Obrachunkowej?

Inwentaryzacja jest procesem kluczowym dla prawidłowego zarządzania majątkiem w jednostkach sektora finansów publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego (JST). Regionalna Izba Obrachunkowa (RIO) wskazuje, że proces ten musi być przeprowadzany zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami, co zapewnia rzetelność danych oraz zgodność z ewidencją księgową. W artykule omówimy, jak według RIO powinna wyglądać prawidłowa inwentaryzacja oraz na co należy zwrócić szczególną uwagę w trakcie jej realizacji. Zaproponujemy też najlepsze szkolenia z inwentaryzacji w jednostkach samorządu terytorialnego.

Czym jest inwentaryzacja i dlaczego jest istotna?

Inwentaryzacja to proces polegający na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz porównaniu go z zapisami księgowymi. Głównym celem jest potwierdzenie zgodności ewidencji z rzeczywistością, wykrycie ewentualnych nieprawidłowości oraz ich skorygowanie. W jednostkach samorządowych inwentaryzacja ma szczególne znaczenie, ponieważ służy właściwemu gospodarowaniu mieniem publicznym.

Rodzaje inwentaryzacji

RIO wskazuje, że inwentaryzacja może przyjmować różne formy, w zależności od jej zakresu i częstotliwości. Wyróżniamy:

1. Inwentaryzację pełną – obejmuje całość składników majątku jednostki i jest wykonywana najczęściej raz w roku, zwykle na koniec roku obrotowego.

2. Inwentaryzację częściową – dotyczy wybranych składników majątku, takich jak środki trwałe, zapasy czy należności. Może być realizowana w określonym czasie, zgodnie z harmonogramem.

3. Inwentaryzację doraźną – przeprowadzana jest w sytuacjach nadzwyczajnych, np. po zmianie kierownika jednostki, kradzieży, czy wystąpieniu innych zdarzeń losowych.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji według RIO

Regionalna Izba Obrachunkowa podkreśla, że proces inwentaryzacji musi być przeprowadzony z zachowaniem określonych zasad. Kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę, to:

1. Planowanie – Każda inwentaryzacja powinna być odpowiednio zaplanowana. Plan powinien obejmować zakres inwentaryzacji, terminy, metody oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu. Harmonogram inwentaryzacji musi być zatwierdzony przez kierownika jednostki.

2. Zespół inwentaryzacyjny – Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się specjalny zespół, składający się z wykwalifikowanych pracowników jednostki. Zespół inwentaryzacyjny powinien być odpowiednio przeszkolony, aby zagwarantować prawidłowe i zgodne z przepisami przeprowadzenie działań.

3. Dokumentacja – Wszystkie etapy inwentaryzacji muszą być udokumentowane. W szczególności należy sporządzić spis z natury, protokoły z przebiegu inwentaryzacji oraz raporty końcowe, które będą podstawą do dalszych działań, takich jak rozliczenie różnic.

4. Spis z natury – W przypadku inwentaryzacji aktywów, takich jak środki trwałe, RIO zaleca przeprowadzenie spisu z natury, który polega na fizycznym zliczeniu składników majątku. Spis ten powinien być przeprowadzony rzetelnie i z zachowaniem zasad chronologii i dokładności.

5. Porównanie z zapisami księgowymi – Ustalony stan rzeczywisty musi być porównany z zapisami w księgach rachunkowych. W przypadku stwierdzenia różnic (np. nadwyżek, niedoborów) konieczne jest ich odpowiednie wyjaśnienie i skorygowanie.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

W przypadku wystąpienia różnic między stanem rzeczywistym a zapisami księgowymi należy je rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Różnice te mogą wynikać z błędów, nieprawidłowości, strat lub innych czynników. Ich rozliczenie musi być udokumentowane i zatwierdzone przez kierownika jednostki.

Weryfikacja dokumentów

Inwentaryzacja może obejmować także weryfikację dokumentów księgowych oraz potwierdzenie sald z kontrahentami. RIO zwraca uwagę, że proces ten jest kluczowy dla prawidłowego rozliczenia należności i zobowiązań.

Wyzwania w trakcie inwentaryzacji

Przeprowadzanie inwentaryzacji wiąże się z licznymi wyzwaniami, takimi jak:

• Dostosowanie harmonogramu – Konieczność dostosowania czasu przeprowadzenia inwentaryzacji do specyfiki działalności jednostki.

• Przestrzeganie procedur – Każdy etap musi być zgodny z przepisami, co wymaga precyzji i zaangażowania zespołu inwentaryzacyjnego.

• Bezpieczeństwo danych – W przypadku dokumentacji elektronicznej ważne jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Bądź na bieżąco z inwentaryzacją w JST

Chcąc prawidłowo przeprowadzać inwentaryzację w jednostkach budżetowych, warto poszerzać swoją wiedzę i doskonalić umiejętności. Skorzystanie ze szkoleń z inwentaryzacji w jednostkach budżetowych organizowanych przez Centrum Verte pozwoli lepiej przygotować się do tego procesu i zrozumieć obowiązujące przepisy oraz zasady postępowania. Dzięki specjalistycznym szkoleniom z inwentaryzacji w JST uzyskasz nie tylko wiedzę teoretyczną, ale i praktyczne wskazówki, które pomogą w codziennej pracy.

Podsumowanie

Inwentaryzacja jest procesem niezbędnym w każdej jednostce budżetowej. Rzetelne jej przeprowadzenie, zgodne z zaleceniami RIO, zapewnia zgodność ewidencji księgowej z rzeczywistością oraz pozwala na prawidłowe zarządzanie majątkiem publicznym. Warto zadbać o właściwe przygotowanie, przestrzeganie zasad oraz dokumentację, aby proces inwentaryzacji przebiegał sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Inne